【オフィス環境を整える】ハドルスペースとは

日常の業務を円滑に進め、生産性を高めるためには、チームや部署内で迅速な情報共有が欠かせません。

これまでも会議やミーティングを通じて情報共有は行われてきましたが、最近では、より短時間で効率的に情報を共有し、意思決定を行う手段として、「ハドルミーティング」が注目されています。

そして、このハドルミーティングを行うために設けられるのが、「ハドルスペース」です。

今回は、ハドルスペースの概要や導入するメリット、効果的な活用方法についてご紹介します。

1.ハドルスペースとは

ハドルスペースとは、業務の合間に必要なメンバーで即座に集まり、短時間で効率よくミーティングを行うための専用スペースを指します。

「ハドル」という言葉は、アメリカンフットボールの試合中に、選手たちが円陣を組み、短時間で情報交換を行い次のプレーを決める作戦会議に由来しています。このスタイルをビジネスシーンに取り入れたのが、「ハドルミーティング」です。

ハドルミーティングは、主に2～6人ほどの少人数で、5～15分ほどの短時間で行われ、スピーディーな情報共有や意思決定に適しています。

2.ハドルスペースのメリット

ハドルスペースを導入することで、次のようなメリットが考えられます。

・会議室不足が解消する

ハドルスペースを導入することで、会議室不足の解消が期待できます。多くの企業では会議室の利用に予約が必要ですが、予約が埋まっているなどで、希望通りに利用できないことがあります。一方、ハドルミーティングは少人数かつ短時間で行われるため、大きな会議室は必要なく、執務室の一角などに設置したハドルスペースでも十分に対応できます。

・生産性の向上が期待できる

ハドルスペースでは、短時間で集中的に議論を進めるため、効率的に情報共有できます。必要なメンバーだけが集まることで、議論に集中でき、迅速な意思決定が行えます。

・コミュニケーションが活性化する

ハドルスペースを活用することで、必要なときに即座に集まって話し合うことができ、チーム内のコミュニケーションが活発になり、連携が深まります。さらに、対面での話し合いにより、メールやチャットツールで情報伝達よりも、正確かつ迅速に情報を共有することができます。

3.ハドルスペースを設置するポイント

ハドルスペースを設置する際の主なポイントをご紹介します。

・執務室内に設置する

ハドルスペースは、必要な時にすぐに集まってミーティングができるよう、執務室内に設置するのが効果的です。移動時間を短縮でき、終了後すぐに業務に戻ることができるため、時間の効率化にもつながります。

・目的に応じた備品を用意する

ハドルスペースでは、短時間で効率的にミーティングを進められるよう、ホワイトボードやディスプレイモニターなどを用意しておきましょう。ホワイトボードがあれば議論の内容を書き出すことができ、情報共有がスムーズに進みます。ディスプレイモニターを使えば、パソコン画面を共有し、資料を視覚的に確認しながら議論を進めることができます。

さらに、インタラクティブホワイトボード(電子黒板)の導入もおすすめです。デジタル仕様のホワイトボードで、画面上で直接書き込むことができ、パソコンやタブレットと接続して画面共有したり、書き込んだ内容をデータとして保存したりすることも可能です。

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・利用ルールを設ける

ハドルスペースは、予約不要で誰でも利用できる、少人数かつ短時間のミーティングを目的としたスペースです。スムーズな運用を実現するために、「1回の利用は15分まで」や「最大6人まで」といった基本的な利用ルールをあらかじめ設定し、社内に周知しておきましょう。また、周囲の業務に配慮も重要です。大きな声での会話を控えるなど、マナーを守って利用することを徹底しましょう。