【オフィス環境を整える】ユニバーサルレイアウトとは
従来の日本のオフィスでは、部署ごとにデスクを向かい合わせに配置し、役職席が全体を見渡せるように席を配置した「島型対向式」と呼ばれるレイアウトが主流でした。
このレイアウトは、部署内での連携が取りやすく、管理もしやすいという特徴がある一方で、組織変更や人員増減があるたびに、大掛かりなレイアウト変更が必要となるという課題がありました。
近年は、こうした課題を解消し、組織の変化に柔軟に対応できるレイアウトとして「ユニバーサルレイアウト」が注目されています。これは、役職や部署に関わらずデスクを均一に配置するオフィスレイアウトのことです。
今回は、ユニバーサルレイアウトの概要からメリットとデメリット、導入のポイントについてご紹介します。
目次
1.ユニバーサルレイアウトとは
2.ユニバーサルレイアウトのメリット
3.ユニバーサルレイアウトのデメリット
4.ユニバーサルレイアウト導入のポイント
5.まとめ
1.ユニバーサルレイアウトとは
ユニバーサルレイアウトとは、役職や部署に関わらず、すべての従業員が同じように利用できるデスクを横一列に配置するオフィスレイアウトのことです。「ユニバーサルプラン」と呼ばれることもあり、組織変更や人員増減といった組織の変化に柔軟に対応できる点が特徴です。
■島型対向式レイアウトとの違い
島型対向式レイアウトは、部署ごとにデスクを向かい合わせに配置し、端部に役職者の席を設けるオフィスレイアウトのことです。
このレイアウトは、部署内でのコミュニケーションも取りやすく、役職者が全体を見渡しやすいというメリットがあり、縦割り組織の多い日本企業に適しているとされてきました。
一方で、役職席の位置が固定されているため、組織変更や人員増減のたびにレイアウト変更が必要になり、配線工事やデスクの移動などに手間やコストがかかるという課題がありました。
ユニバーサルレイアウトでは、役職による席を固定がないため、こうした変化にもレイアウトを大きく変更せずに対応できます。
■フリーアドレスとの違い
フリーアドレスとは、社員が固定席を持たず、オフィス内の空いている席を自由に選んで働くスタイルのことです。一方、ユニバーサルレイアウトは、基本的に固定席で、役職に関わらず同じようなレイアウトの席が割り当てられます。
どちらも役職による席の差別化をしないという点で共通していますが、フリーアドレスは席を固定しないのに対し、ユニバーサルレイアウトは固定席を前提としています。
フリーアドレスについては、こちらのコラムで詳しくご紹介しています。
コラム：【オフィス環境を整える】フリーアドレス成功の秘訣とは
2.ユニバーサルレイアウトのメリット
ユニバーサルレイアウトを導入することで、以下のようなメリットが考えられます。
●レイアウト変更の手間とコストを削減できる
デスクの配置があらかじめ標準化されているため、組織変更や人員増減があっても、人が移動するだけで対応できます。大掛かりなデスク移動や配線工事が不要となるため、レイアウト変更にかかる時間やコストを大幅に削減できます。
●備品の管理がしやすくなる
デスクやイスなどのオフィス家具を統一することで、備品の過不足を把握しやすくなり、管理が容易になります。また、業務で使用する書類などはキャスター付きのワゴンに収納する運用にすることで、ワゴンを移動させるだけで、スムーズな席替えが可能になります。
●他部署との連携がしやすくなる
部署ごとに座席が区切られていないため、業務内容やプロジェクトに応じて柔軟に席を配置することができます。たとえば、複数の部署が関わるプロジェクトでは、関係者を近くに配置することで、日常的な情報共有や相談がしやすくなり、連携が強化されます。
3.ユニバーサルレイアウトのデメリット
一方で、ユニバーサルレイアウトには以下のような課題もあります。
●従業員の所属部署がわかりにくい
従業員の所属部署が席配置から一目で分かりにくいという課題があります。異なる部署間での席配置や、同じ部署でも異なる列に配置される場合があるため、誰がどの部署なのかを周囲から判断するのが難しくなります。
●役職者の配置が難しい
役職者の席を設けず、デスクを横一列に配置するレイアウトのため、役職者をどこに配置するかが課題になります。 配置によっては、役職者の席から遠い場所で仕事する従業員まで目が行き届かず、部下の様子が把握しづらくなる可能性があります
4.ユニバーサルレイアウト導入のポイント
ユニバーサルレイアウト導入を成功させるためのポイントをご紹介します。
●ユニバーサルレイアウトに適したオフィス家具を選ぶ
ユニバーサルレイアウトでは、オフィス家具を統一するのが一般的です。デスクやイスなどを同じデザインで揃えることで、誰が使用しても同じ作業環境を維持できます。
Work Vista+(ワークヴィスタプラス)
大型のロングデスクは、一人当たりの席の幅を調節することで人数増減に対応できます。
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WORKFIT(ワークフィット)
キャスター付きで移動しやすく、ミーティングテーブルや会議用テーブルとしても活用できます。
●ミーティングスペースを設ける
ユニバーサルレイアウトでは、部署ごとに座席が区切られていないため、離れた場所に座席が配置されている場合、ミーティングの際に集まるのに難しくなる場合があります。
そのため、個人の作業スペースとは別に、ミーティングスペースを設けることがおすすめです。あらかじめ場所を決めておくことで、緊急時だけでなく、日常的な相談や意思決定もスムーズに行えます。
5.まとめ
ユニバーサルレイアウトとは、役職や部署に関わらず、すべての従業員が同じように利用できるデスクを横一列に配置するオフィスレイアウトのことです。
ユニバーサルレイアウトを導入することで、組織変更や人員増減といった組織の変化に柔軟に対応することができます。
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