【オフィス環境を整える】フリーアドレス成功の秘訣とは

近年、働き方の多様化やICT活用の進展により、「フリーアドレス」を採用する企業が増えています。

フリーアドレスは、社内コミュニケーションの活性化やスペースの有効活用など、多くの効果が期待される働き方です。

しかし、導入しても思うような成果が得られず、運用に失敗してしまうケースも少なくありません。

今回は、フリーアドレスの概要から、導入時の注意点、そして成功のためのポイントをご紹介します。

1.フリーアドレスとは

フリーアドレスとは、オフィス内に個人の固定席を設けず、空いている席を自由に選んで働く日本生まれのワークスタイルです。ノートパソコンなどのモバイルツールを活用することで、社員がその日の業務内容や気分に応じて最適な席を選び、柔軟に働くことができます。

2.フリーアドレスのメリット

フリーアドレスを導入することで、以下のようなメリットが期待されます。

・コミュニケーションの促進

日ごとに異なる社員と席を共にすることで、チーム内に固定しがちなコミュニケーションが柔軟になり、新たな情報や発想が生まれやすくなります。実際に「部署や役職を超えて話しかけやすくなった」という声もあり、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。

・自律的な働き方の促進

その日の業務に応じて必要なものや最適な環境を考え、自分の集中しやすい席を選ぶなど、自律的に仕事を組み立てる姿勢が身につきます。また、書類やPCなどすべて片付けて帰宅することで、終業のメリハリもつきます。

・スペースの有効活用と人員変動に柔軟に対応できる

社員の出社率や在席状況に応じて席数を最適化できるため、限られたスペースを有効に活用できます。

さらに、組織変更や人員の増減があってもレイアウト変更工事が不要なため、新たなプロジェクトの活動場所確保やメンバー増員、ヘルプで来た人の座席確保などに臨機応変に対応できます。

3.フリーアドレスの導入時の注意点

メリットの多いフリーアドレスですが、運用にあっては、いくつかの注意点があります。以下のような課題がよく見られます。

①座席が固定化してしまう

自由に座れるはずが、結局いつも同じ席に座ってしまったり、部署ごとに固まって座るようになると、従来の固定席と変わらない状況になります。また、私物を置きっぱなしにすることで、席が専有されてしまうこともあります。こうした事態を防ぐには、明確な導入目的と、運用ルールやツールの整備が必要です。

②フリーアドレスが向かない組織もある

紙の書類など現物を多く取り扱う業務や対面でのコミュニケーションやサービス提供が重要な仕事では、フリーアドレスがかえって不便になることがあります。すべての業務に適用するのではなく、部署や業務内容に応じて導入範囲を慎重に検討することが重要です。

4.フリーアドレス成功のポイント

では、フリーアドレスを導入するにあたって、どのようなことを意識すればいいのでしょうか。導入を成功させるためのポイントを３つご紹介します。

①フリーアドレスの目的を共有する

固定席からフリーアドレスへの移行は、社員に「自分の居場所がなくなった」という不安を与えることがあります。こうした不安を解消するためには、導入の目的を明確にし、社員に共有することが重要です。たとえば、「部門を越えたコミュニケーションの促進」や「自律的な働き方の促進」といった目的を具体的に説明することで、社員がフリーアドレス導入のメリットを理解し、前向きに受け入れやすくなります。

②運用が維持できる仕組みづくり

フリーアドレスの形骸化させないためには、継続的な運用を支えるルールや仕組みが必要です。総務部門だけでなく利用する社員も巻き込んで、納得感のある運用ルールを策定しましょう。ルール策定後は、社内説明会を行い、社員が理解と納得したうえでオフィスを利用できるようにします。また、異動や出張などでオフィスを利用する社員にも伝わるよう、マニュアルを整備することが大切です。運用開始後も定期的にチェックを行い、必要に応じてルールを見直しましょう。

③働き方をサポートするツール

社員が社内を自由に移動して仕事ができるよう、フリーアドレスに適したツールの整備は欠かせません。無線LANやノートパソコン、携帯電話などのモバイルツールは必須です。また、「パソコンや書類等、業務に必要なものの持ち運びが面倒」「荷物の置き場がない」といった、フリーアドレス特有の課題に対応するツールも有効です。