【オフィス環境を整える】パイロットオフィスとは

働き方の多様化が進む中で、自社に最適なオフィスのあり方やワークスタイルを模索する企業が増えています。

その一つの手段として注目されているのが、特定の部門や課などで試験的に新しい働き方を導入する「パイロットオフィス」です。

今回は、パイロットオフィスの概要や期待できる効果、取り組み事例、成功のポイントをご紹介します。

1.パイロットオフィスとは

パイロットオフィスとは、組織全体にオフィス改革を展開する前に、特定の部門や課などで試験的に新しい働き方を導入する取り組みです。ここでの「パイロット」は「試験的な」という意味で使われており、働き方を大きく転換させる際に有効な手段の一つです。

たとえば、「どのような働き方(オフィス)が最も効果的なのか分からない」「新しい働き方にいきなり切り替えることに抵抗感がある」といった課題がある場合、まずは特定の部課でパイロットオフィスを実施します。

組織の最小単位で新しい働き方を実践することは、部内特有の課題に対して具体的な解決策を打つとともに、組織全体に根差す課題の把握や抜本的な解決策の見極めにも効果的です。

2.パイロットオフィスに期待できる効果

パイロットオフィスの導入は、企業の働き方改革やオフィス環境の改善にさまざまな効果もたらします。ここでは、主な効果を４つご紹介します。

■課題の特定や対策に役立つ

パイロットオフィスでは、小規模で新しい働き方を試験的に実施できるため、業務上の課題や問題点を事前に洗い出すことができます。これにより、本格的な導入前に必要な対策を講じることができ、失敗やトラブルのリスクを軽減できます。

■社員に浸透しやすくなる

新しい働き方を全社で一斉に導入すると、社員の戸惑いや混乱が起こりやすく、定着まで時間がかかる傾向があります。パイロットオフィスを通じて、一部の部門や課から段階的に導入を進めることで、社員の不安を軽減し、スムーズな適応を促すことができます。

■無駄な投資を抑えられる　

最初から多額の投資をするのではなく、パイロットオフィスで小規模に導入することで、無駄な投資を抑えることができます。また、早期に課題を発見して対処することで、後の修正や再設計にかかるコストも削減できます。

■社員の満足度が向上する

パイロットオフィスを通じて、新しい働き方を実際に体験してもらうことで、社員の反応や意見を直接把握できます。社員の働き方や意識の変化、不満や要望をもとに改善を進めることで、モチベーション向上や働きやすさの実感につながり、満足度の向上が期待できます。

3.パイロットオフィスの具体的な取り組み例

パイロットオフィスで実践される新しい働き方は多岐にわたります。ここでは、代表的な取り組みをご紹介します。

①フリーアドレスの導入

フリーアドレスとは、社員ごとの固定席を設けず、席を自由に選べる仕組みです。

これにより、社内コミュニケーションの活性化やオフィススペースの有効活用など、さまざまな効果が期待されます。

ただし、全社で一斉に導入すると、社員から「自分の居場所がなくなった」といった不安や反発の声が上がる可能性があります。そのため、まずは一部の部門やチームを対象に試験的に導入し、段階的に進めることが効果的です。

フリーアドレスについては、こちらのコラムで詳しくご紹介しています。

コラム：【オフィス環境を整える】フリーアドレス成功の秘訣とは

②ペーパーレス化

ペーパーレス化とは、紙の書類を削減し、デジタル化する取り組みです。

コスト削減やオフィススペースの効率化、情報の検索のしやすさといった理由から、多くの企業が取り組んでいます。

しかし、すべての書類を一度にデジタル化すると、社員が急激な変化に対応できず、混乱するおそれがあります。

そのため、対象となる部門や業務を選定し、段階的に進めます。文書管理システムの最適化やデジタルリテラシーの向上を図りながら進めていくことで、社員も変化に対応しやすくなります。

4.パイロットオフィスを成功させるポイント

では、パイロットオフィスを導入するにあたって、どのようなことを意識すればいいのでしょうか。導入を成功させるためのポイントを３つご紹介します。

①明確な目的を設定する

パイロットオフィスを導入する際は、明確な目的を設定することが重要です。これは単なる形式的なものではなく、プロジェクトの方向性を決定づける重要な要素となります。目的が曖昧であれば、収集したデータを有効活用できず、労力が無駄になってしまう可能性があります。たとえば、業務効率化やコミュニケーションの活性化など具体的な目標を定めましょう。

②全社員に周知し協力を得る

パイロットオフィスを導入する際は、対象の部門や課だけでなく、全社員に周知することが重要です。

成功には、全社員の理解と協力が不可欠です。しかし、変化に対して抵抗を感じる社員もいる可能性があるため、その点を十分に考慮することが求められます。プロジェクトの目的や期待される効果について、事前に十分な説明を行うことが、成功のポイントとなります。

③PDCAサイクルを回す

パイロットオフィスは、試験的な導入を目的としています。そのため、まずは特定の部門や課など小規模から始め、段階的に展開していくことが基本となります。パイロットオフィスの導入後には、新たな課題が発見されることもあります。課題が発見された場合は、対策を講じて運用を改善していくことが重要です。

PDCAサイクルを回すことで、変化に柔軟に対応し、常に最適な状態を目指せます。

※PDCAサイクルとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Act（改善）の4段階を繰り返すことで業務を継続的に改善する方法のこと。