【オフィス環境を整える】インフォーマルコミュニケーションとは
社内コミュニケーションは、日々の業務を円滑に進め、良好な人間関係を築くために欠かせません。
しかし、社内コミュニケーションに課題を抱える企業は少なくありません。そこで注目されているのが、「インフォーマルコミュニケーション」です。
インフォーマルコミュニケーションとは、社員同士が交わす日常的な会話や雑談のことで、業務報告や会議といったフォーマルなコミュニケーションとは異なります。
今回は、インフォーマルコミュニケーションの概要や期待できる効果、それを促進するためのオフィスづくりの工夫をご紹介します。
目次
1.インフォーマルコミュニケーションとは
2.インフォーマルコミュニケーションがもたらす効果
3.インフォーマルコミュニケーションを促すオフィスづくり
4.まとめ
1.インフォーマルコミュニケーションとは
インフォーマルコミュニケーションとは、偶然に出会った社員同士が、自分の仕事内容や日常的な出来事について会話することから生まれるコミュニケーションのことです。
会議や打ち合わせなど、仕事上発生するフォーマルなコミュニケーションとは異なり、「最近どう？今何の仕事してるの？」といった世間話やカジュアルな内容が特徴です。
オフィスでは、業務に関係ない会話を私語や雑談としてタブー視する傾向もありますが、何気ない会話の中に仕事のアイデアやヒントが含まれていたり、人間関係を円滑にするなどポジティブな効果が期待できます。
2.インフォーマルコミュニケーションがもたらす効果
インフォーマルコミュニケーションによって得られる具体的なメリットをご紹介します。
①社員同士の距離が縮まる
雑談によって仕事以外のつながりができることで、社員同士の距離が縮まり、コミュニケーションが活性化します。気軽にコミュニケーションがとれる人間関係が構築できることで、業務報告がしやすくなり、業務効率化や生産性の向上につながります。
②メンタルコンディションを整える
業務以外のコミュニケーションをとることでストレス発散にもなります。話しやすく相談しやすい環境ができることで、社員の会社への愛着や貢献意欲が高まり、エンゲージメントの向上につながります。
さらに、普段からコミュニケーションをとることで会議での発言が出やすく、結論にも達しやすくなります。
③解決策やアイデアが浮かびやすい
解決策やアイデアは、ストレスから解放された状態のときに浮かびやすいといわれています。
業務と離れてリラックスした状態で発言するため、アイデアや解決策が浮かんだり、気づきを共有できたりします。
3.インフォーマルコミュニケーションを促すオフィスづくり
オフィスでインフォーマルコミュニケーションを活性化させるには、どのような工夫が必要でしょうか。
そのためには、カジュアルなコミュニケーションがとりやすい環境づくりが大切です。ここでは、その具体的な方法をご紹介します。
■共有エリアの工夫
●マグネットスペース
マグネットスペースとは、磁石のように人を引き寄せ、自然と会話が生まれるスペースのことです。
例えば、コピー機や自動販売機の周辺など、多くの社員が利用する共用エリアにテーブルやイスを設置するなど、立ち止まって滞在できる工夫をすることで、社員同士が気軽にコミュニケーションをとれる環境をつくることができます。
また、業務効率化と両立する方法として、オフィスで使う文具・消耗品を1ヵ所で集中管理するのも効果的です。必要なときに備品を取りに来ることで、偶然出会った社員同士がコミュニケーションをとることができます。
マグネットスペースについては、こちらのコラムで詳しくご紹介しています。
●カフェエリア
オフィス内にカフェエリアを設けるのも、インフォーマルコミュニケーションを促進する上で効果的です。気軽に立ち寄れる場所があることで、仕事の合間に気分転換やリフレッシュできるほか、普段接点の少ない部署や異なる役職の社員との会話のきっかけにもなります。
また、温かみのある家具や内装デザインを取り入れることで、足を運びたくなるような居心地の良い空間をつくることができます。さらに、新聞や雑誌、お菓子などを用意するのも効果的です。
カフェエリアについては、こちらのコラムで詳しくご紹介しています。
■執務エリアの工夫
●フリーアドレスの導入
フリーアドレスとは、オフィス内に個人の固定席を設けず、空いている席を自由に選んで働くワークスタイルです。その日の業務内容や気分に応じて座席を選ぶことで、固定席の場合よりもさまざまな人と接する機会が増えます。その結果、インフォーマルコミュニケーションが生まれやすくなり、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。
フリーアドレスについては、こちらのコラムで詳しくご紹介しています。
コラム：【オフィス環境を整える】フリーアドレス成功の秘訣とは
●話しかけやすい形状の家具を設置
執務エリアに配置するデスクの形状を工夫することで、気軽に話しかけやすい空間を作ることができます。
・コクヨのFranka(フランカ)
Franka(フランカ)は、三角の形が特徴的なテーブルです。両隣や向かいの人とほどよい距離感があり、個人作業に集中しつつ、会話もしやすいです。両脇に余白があるため、通りがかった人も話しかけやすくなります。スツールを近くに配置すれば、訪問者が腰をかけてちょっとした打ち合わせや相談をすることも可能です。
・コクヨのRegion(リージョン）
Region(リージョン)は、高さや形、サイズが異なるテーブルを組み合わせて使うことができるシリーズです。高さの異なるテーブルを組み合わせることで視線が交わりにくく、作業に集中できます。一方で、距離はほどよく近いため、コミュニケーションもとりやすいです。
4.まとめ
インフォーマルコミュニケーションとは、偶然に出会った社員同士が、自分の仕事内容や日常的な出来事について会話することから生まれるコミュニケーションのことです。
インフォーマルコミュニケーションが活性化することで、業務効率化や良好な人間関係の構築につながります。
コクヨ北海道販売のライブオフィスには、コミュニケーションの活性化につながる仕掛けが散りばめられています。
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