【オフィス環境を整える】応接室のレイアウトの基本とは

応接室は、お客様をおもてなしするための大切な空間です。

来客対応や商談、打ち合わせなど、さまざまな場面で利用され、企業の第一印象を左右します。

そのため、お客様に快適に過ごしていただき、良い印象を持っていただけるような空間づくりが求められます。

今回は、応接室のレイアウトを考えるうえで押さえておきたいポイントをご紹介します。

1.応接室の目的と使い方

応接室は、お客様をおもてなしするための空間であり、商談や打ち合わせの場としても重要です。そのため、落ち着いた雰囲気で来客者が快適に過ごせる空間づくりが求められます。例えば、ゆったりと座れるソファや、程よい距離感のローテーブルを配置するとよいでしょう。

近年では、応接室と会議室を兼用するケースも増えています。来客時には応接室として使用し、それ以外の時間帯には会議室として活用することで、限られたスペースを有効に使えます。例えば、高さのある会議用テーブルや事務用イスを活用すると、資料を広げやすく使いやすくなります。

ただし、応接と会議では目的が異なるため、主な用途を明確にしたうえで、レイアウトや内装を検討することが大切です。

2.応接室を設置する際のポイント

応接室を設ける際には、押さえておきたいポイントがあります。応接室と会議室を兼用する場合の工夫も合わせてご紹介します。

●会社の出入口付近に配置する

応接室は、来訪したお客様の動線を考慮し、会社の出入口付近に配置するのが理想です。

出入口付近に設置することで、お客様をスムーズにご案内できるだけでなく、オフィス内を通らず移動できるため、セキュリティ面でも安心です。

●応接室までの通路に余裕を持たせる

応接室までの通路は、お客様が快適に移動できるよう、十分な幅を確保しましょう。

通路幅が狭いと、移動する際に支障が出たり圧迫感を与えたりするため、1人あたり60cmを目安に、すれ違いを考慮して120cm以上を確保することが理想です。

●企業のコンセプトを取り入れる

応接室に企業のコンセプトを反映させることで、お客様に企業イメージを効果的に伝えられます。

たとえば、企業のイメージカラー(コーポレートカラー)を内装や家具に取り入れる方法があります。イメージカラーがない場合は、ロゴマークの色を参考にするのもよいでしょう。

●必要なもののみ置くようにする

応接室と会議室を兼用する場合、お客様の目に入ることを考慮して、必要なものだけを置くようにしましょう。会議用の備品を置きっぱなしにすると、応接室としての落ち着いた雰囲気を損なう可能性があります。例えば、ホワイトボードはキャスター付きのものを選び、応接室として使用する際には別の場所に移動させるなど、おもてなしの空間を維持するための工夫が必要です。