【2025自社オフィスリニューアル】マイナンバールーム(セキュリティルーム)

「重要書類を効率的に管理したい」「書類を探すのに時間がかかる」

といった悩みはありませんか？

今回は“情報漏洩を防止するため、セキュリティを強化した場”

マイナンバールーム(セキュリティルーム)をご紹介します。

マイナンバールーム

オフィス内で扱う個人情報や重要書類、現金・金券などの貴重品を管理するため専用の個室「マイナンバールーム」を設けています。保管場所を集約し、入室できる社員を限定することで、高いセキュリティを確保しています。

マイナンバールームには、ドアノブのボタンで暗証番号を入力して入室します。番号を知っているのは社員のうち4名のみで、それ以外の社員は入室できません。扉を閉めると自動で施錠されるため、鍵のかけ忘れも防げます。

室内にはデスクとイスを設置しており、重要書類を外に持ち出さずに閲覧できるため、書類の紛失や情報漏洩リスクを最小限に抑えらます。さらに、現金や金券は耐火金庫で保管し、二重のセキュリティで安全に管理しています。

消防法への対応

マイナンバールームのように個室を設けたり、天井まで届く高さのパーテーションで仕切る場合には、消防法に基づき消防署へ届け出の提出や消防設備の増設が必要になることがあります。

そのため、上部オープン(ランマオープン)にすることで、個室とみなされず、消防設備の設置が不要になることがあります。ただし、細かな条件は消防署の判断によります。

人が入れないサイズにすることで、セキュリティも維持できます。

書類の収納方法の工夫

マイナンバールームは、オフィス内で書類の多い場所です。

以前は書類の保管・保存・廃棄のルールが明確ではなく、共有書類なのに担当者任せになったり、収納用品がバラバラで探すのに時間がかかっていました。

そこで、カラー分類による書類の収納方法を導入しています。

書類の種類ごとに色を割り当てた収録用品を使用する方法で、「給与関係は赤」「財務関係は白」といった具合に分類します。決めた色の収録用品で書類をまとめることで、一目見ただけで目的の書類のおおよその位置がわかり、探す時間を大幅に短縮できます。また、書類を元の場所に戻すことも容易になり、作業効率が向上します。

収納用品には、コクヨのファイルシリーズ「NEOS(ネオス)」を活用すると、統一感が出てすっきりと収納できます。豊富なカラーバリエーションで書類の運用管理をスムーズにサポートします。

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