「フリーアドレスで収納場所が足りない」「社内で荷物を持ち運ぶ手間を軽減したい」

といった悩みはありませんか？

 

今回は“書類や荷物をすっきり収納し、整理整頓を促す場”

ストレージエリア(収納エリア)をご紹介します。

 

ストレージエリア

 

ストレージエリアは、オフィス内で共有備品や共有書類、そして個人で使うパソコンや書類などの荷物を収納するスペースです。書類や荷物をすっきり収納し、整理整頓をしやすくするためのさまざまな工夫を取り入れています。

 

---

フリーアドレスの荷物管理

 

フリーアドレスを導入したオフィスでは、社員は固定席を持たないため、空いている席を自由に選んで働きます。デスクを他の社員と共有するため、荷物を置きっぱなしにすることはできません。

そこで、役立つのが「パーソナルロッカー」です。

 

パーソナルロッカーとは、個人で使うノートPCや書類などの荷物を収納できる個人用ロッカーのことです。出社後、その日の業務に必要な荷物を取り出し、外出や退社時にはロッカーにしまうことで、デスクに荷物が置いたままになることを防ぎ、綺麗な状態を保つことができます。

 

 

ロッカーから自席への移動には、社内持ち運び用バッグ「mo・baco(モバコ)」を活用しています。

ノートPCや書類などの仕事道具をひとつにまとめられ、社内移動がスムーズになります。さらに、ロッカーにもすっぽり収まります。

 

コクヨのmo・baco(モバコ)シリーズはこちら

 

 

収納量はパーソナルロッカーを基準にしています。

営業はA4ファイルボックス4個分、内勤は8個分までとルールを決め、必要最低限の書類や荷物だけを収納するようにしています。また、書類のPDF化やデータ共有、iPadの活用によってペーパーレス化を推進し、書類量の削減にも取り組んでいます。

 

さらに、ロッカーの場所が固定されていると、使いやすさに差が出たり、書類や荷物をため込みやすくなるため、３か月に1回ロッカーの清掃と場所の交換を実施しています。その結果、ロッカーを私物化せず、綺麗に使おうとする意識が生まれ、整理整頓の習慣が身につきました。

 

---

フリーアドレスの郵便物管理

 

固定席では、個人のデスクに郵便物を置くことができましたが、フリーアドレスではデスクが固定されていないため、誰がどこにいるのか把握しづらく、郵便物の配布に手間がかかります。

 

そのため、社員ごとに割り当てた「メールトレー」を活用しています。

トレーには社員の名前を明記しており、宛先の確認や配布がスムーズに行えます。また、設置場所は、社員が必ず立ち寄る社員通用口の近くにすることで、出社時や帰社時に忘れずに確認できるよう工夫しています。

 

---

防災用品の収納

 

個人の荷物だけでなく、共有備品や共有書類を収納している棚では、防災用品も保管しています。

この部分だけ扉のないオープン収納とすることで、地震などで扉が開かなくなるリスクを防げます。また、見える場所に収納することで、災害時に担当者が不在でも、誰でもすぐに場所が分かります。

 

---

まとめ

 

「フリーアドレスで収納場所が足りない」「社内で荷物を持ち運ぶ手間を軽減したい」といった場合は、“書類や荷物をすっきり収納し、整理整頓を促す場” 、ストレージエリア(収納エリア)を取り入れてみてはいかがでしょうか？

 

次回のコラムではプリンターエリアについて詳しくご紹介します。

「複合機やプリンターに印刷物が放置されている」「コピー用紙やトナーなどの消耗品が乱雑に置かれている」といった悩みが解決できるかも？

 

実際に見て、体感したいと感じていただけましたら、コクヨ北海道販売のライブオフィス「EZONE」へお越しください。お問い合わせお待ちしております。

 

 

コクヨ北海道販売のライブオフィス見学お申し込みはこちら

 

ライブオフィス「EZONE」を見る