「複合機やプリンターに印刷物が放置されている」「コピー用紙やトナーなどの消耗品が乱雑に置かれている」

といった悩みはありませんか？

 

今回は“業務効率と整理整頓を両立する”

プリンターエリアをご紹介します。

 

プリンターエリア

プリンターエリアは、複合機などの機器やコピー用紙などの消耗品を集約したスペースです。

デスクの近くにプリンターを置くほうが便利と思われるかもしれませんが、あえて台数を減らして共有にすることで、さまざまなメリットがあります。

 

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プリンター集約のメリットと配置の工夫

 

コクヨ北海道販売のオフィスでは、営業社員が使用する複合機を1か所に集約し、下の図のようにオフィスの中心から離れた場所に設置しています。

印刷のたびにオフィス内を歩く必要があるため、一見手間に感じるかもしれませんが、歩く機会を意識的につくることで、座りっぱなしによる健康リスクの軽減や、気分転換につながります。

 

また、デスクの近くにプリンターを置いていた頃と比べて、「なんとなく手元にあると便利だから」という理由での無駄な印刷も減りました。

 

 

プリンターを集約することで、煩雑になりがちなコピー用紙などの消耗品も1か所で保管できます。

在庫の確認や補充がしやすくなり、管理業務の効率化につながっています。

 

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プリンターエリアを快適に使える工夫

 

プリンターの近くにテーブルとイスを設置すると、印刷物を取りまとめたり、出力を待つ間に腰掛けたりできる作業スペースとして活用できます。

さらに、プリンターを利用する時に偶然居合わせた社員同士の雑談や情報交換の場にもなっています。

 

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プリンターのセキュリティ対策

 

一方で、プリンターの集約によって多くの社員が利用するようになると、印刷物の取り間違いや放置による情報漏洩のリスクが高まります。

そこで、印刷時には社員証をかざして認証する仕組みを導入しています。

認証後に印刷したいデータを選んで出力するため、印刷物の取り間違いや放置を防止することができます。

 

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まとめ

 

「複合機やプリンターに印刷物が放置されている」「コピー用紙やトナーなどの消耗品が乱雑に置かれている」といった場合は、“業務効率と整理整頓を両立する”、プリンターエリアを取り入れてみてはいかがでしょうか？

 

次回のコラムではワークエリアについて詳しくご紹介します。

「集中して効率的に業務を進めたい」「机の上に書類が山積みになっている」といった悩みが解決できるかも？

 

実際に見て、体感したいと感じていただけましたら、コクヨ北海道販売のライブオフィス「EZONE」へお越しください。お問い合わせお待ちしております。

 

 

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