【2025自社オフィスリニューアル】ライブラリーエリア
「社員が新しい知識を吸収できるようにしたい」「サンプルや販促物の保管場所が乱雑になっている」
といった悩みはありませんか？
今回は“オフィスの備品を集約して管理する場”
ライブラリーエリアをご紹介します。
ライブラリーエリア
ライブラリーエリアは、カタログやサンプル、文具・消耗品などを一括で収納・管理するスペースです。
これらは、個人で所有せず共有化し１か所に集約することで、スペースを削減し、必要なものをすぐに見つけられる環境を整えています。
カタログコーナー
オフィス関連のカタログや見本帳をまとめて収納している棚です。これらは個人で所有せず、1種類につき1冊を全社員で共有しています。カテゴリーごとに見出しを付けて整理し、定期的に内容を精査することで、常に最新の状態を保っています。
サンプル管理
オフィス家具を提案する際に使用する張地サンプルは、トレーに収納しています。仕切りを設けて保管場所を決め、スプレッドシートで検索できるようにすることで、どこに何があるかをすぐに確認できます。
また、社内ツールを活用し、社員が自主的にサンプルの発注依頼をできるようにしています。サンプルが一定の枚数になったときに発注するルールを設けることで、在庫切れを未然に防いでいます。
共有文具
個人で所有するとかさばる文具や工具類は共用で管理しています。
ハサミ・のり・ステープラーなどはペンケースにまとめ、必要なときに持ち出せるようにすることで各自の私物を最小限にできます。
備品の保管位置には写真を貼り、誰でも元の場所に戻しやすいように工夫しています。
その場で資料をまとめるなど、ちょっとした作業で文具を使うときには、「オキブング」という文具セットを活用しています。文具の形状に合わせて型抜きされたシートにより、置き場が分かりやすく、使った後も自然に戻せます。
文具・消耗品の管理
一方で、頻繁に使う文具や消耗品は、「サプライドック」を設置して、１か所でまとめて管理しています。
ボールペンやマーカー、付箋やクリヤーホルダーなどがストックされており、必要な時に各自でサプライドックに取りに行きます。
在庫が少なくなったら、その場でQRコードを読み込んで発注依頼をします。依頼は担当者のもとに届き、正式に備品を発注する仕組みです。これにより、在庫欠品の報告に行く手間や、在庫の確認に行く手間が減り、業務の効率化につながっています。
サプライドックについては、次回のコラムで詳しくご紹介します。
ライブラリーエリアを快適に使える工夫
ライブラリーエリアには、カタログやサンプル見ながら打ち合わせができるテーブル席のほか、資料の取りまとめなどちょっとした作業に使えるハイタイプのテーブル席を設けています。
カタログはその場ですぐに閲覧できるため、社員が知識を深めたり、情報を吸収できる場として活用されています。
また、サンプルや備品を取りに来ることをきっかけに社員が自然と集まるため、偶発的なコミュニケーションが生まれる場所にもなっています。
まとめ
「社員が新しい知識を吸収できるようにしたい」「サンプルや販促物の保管場所が乱雑になっている」といった場合は、“オフィスの備品を集約して管理する場” 、ライブラリーエリアを取り入れてみてはいかがでしょうか？
次回のコラムではサプライドックについて詳しくご紹介します。
「文具事務用品の発注・管理に手間がかかる」「使いたいものがどこにあるのかわからない」といった悩みが解決できるかも？
実際に見て、体感したいと感じていただけましたら、コクヨ北海道販売のライブオフィス「EZONE」へお越しください。お問い合わせお待ちしております。
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