「文具・事務用品の発注や管理に手間がかかる」「使いたいものがどこにあるのかわからない」

そんなお悩みはありませんか？

今回は“オフィスで使う文具・消耗品を一元管理する”

サプライドックをご紹介します。

 

サプライドック

サプライドックとは、オフィスで使う文具・消耗品を1か所にまとめて設置し、管理を一元化する仕組みです。1か所で管理することで整理整頓がしやすくなるだけでなく、重複やムダ買いを防げるため、結果としてコスト削減につながります。

 

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文具・消耗品の管理を効率化

「文具や消耗品の在庫場所が担当者にしか分からない」「在庫がなくなるたびに担当者に確認しなければならない」といった状況は、担当者が不在の場合に業務が滞るリスクがあります。一方、担当者にとっても、在庫場所の確認や在庫がなくなるたびに声を掛けられると、業務に集中できず作業効率が下がってしまう可能性があります。

こうした双方の負担を解消するため、コクヨ北海道販売では文具や消耗品をサプライドックに集約しています。

サプライドックには、ボールペンやマーカー、付箋やクリアファイルなどオフィスでよく使う文具・消耗品を揃えています。

文具小物は透明のアクリルケース、ウェットティッシュやファイルなどは商品アイコンが付いたファイルボックスに収納しているため、必要なものをすぐに見つけられます。

 

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QRコードを活用した発注管理

▲サプライドック設置された補充依頼の手順のパネル

在庫が少なくなったときは、商品ごとに付いているQRコード付きのカードを読み込み、補充申請を行います。申請が行われると担当者に通知メールが届き、正式に発注ができる仕組みです。さらに、補充申請を行ったカードは裏返して戻るルールにすることで、二重発注を防止しています。この仕組みによって、社員が在庫欠品の報告をする手間や、担当者が在庫の確認に行く手間が減り、業務効率化につながっています。

 

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サプライドックの設置場所の工夫

サプライドックは、コピー機周辺など、社員がよく利用する場所に設置すると効果的です。

コピーを取るついでに文具を取りに行ったり、紙をまとめるなどの作業もスムーズに行えます。また、立ち寄った社員同士が自然と顔を合わせ、ちょっとしたコミュニケーションが生まれる場にもなります。

 

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効果的な運用のための工夫

・リユースファイルの設置

サプライドックの中でも消費量の多いクリアファイルは、リユースゾーンを設けて再利用を促しています。折り目や傷がついていない、綺麗な透明のクリアファイルは捨てず、リユースファイルとして社内で使う書類を入れるなどに活用しています。

・共有文具の設置

ハサミ・ステープラー・カッターなど、使用頻度がやや高いものの個人所有をするほどでもない文具は、共用で使うようにしています。文具の形状に合わせて型抜きされたシートが入っているため、置き場が分かりやすく、使った後も自然に戻せます。

共有文具については、こちらのコラムで詳しくご紹介しています。

【2025自社オフィスリニューアル】ライブラリーエリア

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まとめ

「文具・事務用品の発注や管理に手間がかかる」「使いたいものがどこにあるのかわからない」といった場合は、“オフィスで使う文具・消耗品を一元管理する”サプライドックを取り入れてみてはいかがでしょうか？

次回のコラムではフェイクグリーンの活用法について詳しくご紹介します。

「社員が快適に働くことができるオフィスにしたい」「社内コミュニケーションを活性化したい」といった悩みが解決できるかも？

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