【オフィス環境を整える】クリアデスク/クリアスクリーン

「少しだけ席を外すから…」「あとで片付けよう」そんなちょっとした油断が、情報漏えいや個人情報の紛失を引き起こす原因になるかもしれません。

情報処理推進機構(IPA)が2025年に公開した「情報セキュリティ10大脅威 2025」では、「内部不正による情報漏えい」や「不注意による情報漏えい」が企業にとって大きな脅威として挙げられています。

こうしたリスクを防ぐためのセキュリティ対策の方法として、「クリアデスク」と「クリアスクリーン」をご紹介します。

1.クリアデスク/クリアスクリーンとは

2.クリアデスクの導入方法

3.クリアデスクのメリット

4.まとめ

1.クリアデスク/クリアスクリーンとは

オフィスのセキュリティ対策として効果的な「クリアデスク」と、あわせて実施されることの多い「クリアスクリーン」について解説します。

■クリアデスク

クリアデスクとは、離席・退社の際に、デスクの上に書類や記憶媒体などを放置しないルールのことです。これにより、盗難や紛失による情報漏えいのリスクを防ぐことができます。

特に、固定席を持たずに従業員が自由にデスクを選んで働く「フリーアドレス」を導入しているオフィスでは、情報漏えいを防ぐだけでなく、放置荷物などによる席の占有化を防ぐためにも必須の取り組みです。

■クリアスクリーン

クリアスクリーンとは、離席する際に、パソコンの画面を他人が覗き見したり、操作できる状態で放置しないことです。具体的には、一定時間経過後に自動ロックするよう設定する、離席時には手動でロックをかける習慣をつける、プライバシーフィルターを使用して画面の覗き見を防止するといった対策をします。

この二つの組み合わせることで、物理的・デジタルの両方のリスクに対応でき、オフィスのセキュリティを向上させることができます。

2.クリアデスクの導入方法

クリアデスクを導入するには、従業員が守るべきルールを明確にし、全員に周知することが重要です。

まずは、クリアデスクを行う目的や背景を説明し、シンプルで実行しやすいルールを設定しましょう。例えば、「離席時に機密書類を置いたままにしない」「退社時にデスクを整理する」など、取り組みやすいルールから始めることをおすすめです。さらに、定期的なチェックや従業員同士の声掛けなど、フォロー体制を整えることで、クリアデスクが定着しやすくなります。

また、書類や荷物を適切に保管できるよう、鍵付きの収納棚やロッカーを用意することで、セキュリティ面でも安心できます。コクヨ北海道販売では、機密性の高い書類を安全に保管するために、施錠可能な個室を設けています。この部屋では、重要書類に加え、金券などの貴重品も管理されています。また、書類の収納方法についても工夫を行い、種類ごとに色分けした収納用品を使用することで、必要な書類をすぐに見つけることができます。

3.クリアデスクのメリット

クリアデスクに取り組むメリットについてご紹介します。

■セキュリティ対策の向上

クリアデスクは、コストをかけずに実践できるセキュリティ対策です。従業員全員がデスクの上に書類や記憶媒体を置きっぱなしにしないことを徹底することで、個人情報や機密情報の漏えいのリスクを軽減することができます。

■業務の効率化

整理整頓されたデスクは、必要な書類やツールをすぐに取り出すことができ、探し物にかかる時間を削減できます。コクヨの調査によると、一人当たりが書類を探す時間は1日平均約20分です。これを年間に換算すると約80時間に相当します。探し物の時間を仕事に充てられるようになることで、業務の効率が期待できます。

■衛生面の維持

デスク上が整理整頓されていることで、オフィスの美観の向上につながります。また、物が少ないことでほこりや汚れがたまりにくく、掃除もしやすくなります。さらに、「退席時の掃除」をクリアデスクのルールに加えることで、清潔な環境を保つことができます。座席近くなどに、除菌シートを設置し、手軽に掃除できる環境を整えることで、従業員の衛生面に対する意識も向上します。