オフィスの整理整頓について、こんな悩みはありませんか。

「書類がすぐに見つからない」「書類が場所をとり、スペースが狭い」「書類やモノが散らかっている」

こうした状態が続くと、業務効率が低下する恐れがあります。

また、コクヨが行ったアンケートによると、約60％の方がオフィスでの書類の山積み問題を抱えているという結果が出ています。

このことからも、書類整理をはじめとした整理整頓が、多くのオフィスで課題となっていることが分かります。

今回は、書類整理に着目しながら、整理整頓の必要性と効果についてご紹介します。

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整理整頓とは

整理整頓の必要性を考える前に、普段何気なく使っている「整理」と「整頓」という言葉の意味を確認しておきましょう。

つまり、整理とは「必要なものだけを選んで、それ以外を取り除くこと」、整頓とは「必要なものを取り出しやすいように配置し、整えること」と言えます。

整理できていても整頓していなければ出し入れが煩雑になり、反対に整頓できていても整理できていなければ、不要なものがスペースを圧迫します。

そのため、「整理」と「整頓」はセットで行うことが重要です。

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整理整頓はなぜ必要？

では、整理整頓はなぜ必要なのでしょうか。ここでは特に課題になりやすい「書類」に着目してご紹介します。

書類を探している時間

オフィスワーカーが、1日あたりどのくらいの時間を書類探しに費やしているかご存じでしょうか。

実は、1日あたり平均20分も書類を探していると言われています。これを1か月(実働20日)で計算すると約7時間、年間では約10日分に相当します。（コクヨ調べ）

書類の整理整頓に取り組むことは、残業時間の削減や業務効率の向上につながる有効な手段です。

書類量

また、一人あたりの書類量は、約6.7fm（ファイルメーター）とされています。（コクヨ調べ）

仮に50名規模のオフィスでは、書類の総量は約335fmとなり、東京タワーの高さを超える量になります。

知らず知らずのうちに、オフィスのスペースを書類が占領しているケースも少なくありません。

※fm（ファイルメーター）とは…書類を積み上げた高さをメートル単位で測ったものです。 高さ1メートル＝1ファイルメーターで、一般的なコピー用紙の約10,000枚に相当します。

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整理整頓のメリット

書類やモノの整理整頓には、主に３つのメリットがあります。

①生産性の向上

整理整頓が行き届くことで、「目当ての書類・モノが探せない」といったムダがなくなり効率的に業務を進めることができます。

先ほどご紹介した書類を探す時間の短縮にも直結します。

②セキュリティ強化

整理整頓を行い、管理ルールを明確にすることで、盗難や紛失の低減につながります。

整理されていない状態では、どこに何が置かれているか把握しづらく、盗難や紛失に気づくまでに時間がかかる可能性があります。

➂スペースの有効活用

不要書類を削減することで、オフィスの中にスペースが生まれ、その空間を有効に活用できるようになります。

空いたスペースにリフレッシュエリアを設けるなど、オフィス環境の改善にもつなげることも可能です。

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まとめ

整理整頓は、見た目を整えるためだけのものではありません。業務効率の向上やセキュリティ強化、さらには空間の有効活用にも大きく関わります。

とはいえ、必要性を感じていても、なかなか実行に移せないのが現実です。

そこで次回は、書類やモノの整理が進まない理由と、整理整頓を進めるためのコツをご紹介します。

なお、コクヨ北海道販売のオフィスでは、整理整頓の工夫や書類管理の事例をご覧いただけます。

実際に見て、体感したいと感じていただけましたら、コクヨ北海道販売のライブオフィス「EZONE」へお越しください。お問い合わせお待ちしております。