前回は、整理整頓の必要性と、その効果についてご紹介しました。

整理整頓の必要性を感じているものの、「整理整頓が苦手で物が散らかってしまう」「整理整頓を始めても途中で挫折してしまう」といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。

整理整頓を進めるためには、なぜうまくいかないのか、その理由を知ることが大切です。原因を理解し、適切に対処することで、無理なく整理整頓に取り組むことができます。

今回は、書類・モノの整理が進まない理由と、整理整頓のコツについてご紹介します。

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書類・モノの整理が進まない理由

では、そもそもなぜ整理整頓はなかなか進まないのでしょうか？

整理が進まない主な原因は、「環境」「意識」「手法」の３つに分けられます。

①環境の問題

オフィスではプリントアウトできる環境が整っているため、必要以上に書類を出力してしまいがちです。

紙は視認性が高く、書き込みもしやすいため便利ですが、不要な書類を廃棄する習慣がないと、気づかないうちに溜まっていきます。

そのため、紙での出力は必要最低限にとどめ、データでの管理を基本とするなど、紙を増やさない工夫が必要です。

②意識の問題

「整理整頓は自分の業務ではない」「誰かがやってくれるだろう」といった意識も、整理が進まない原因の一つです。

自分の家ではないから多少散らかっていても構わない、あるいは自分さえ場所を把握していれば問題ない、という考えが背景にあります。

「自分ひとりだけがやっても意味がない」といった他人任せの意識をなくし、社員全員で行い意識を高め合う必要があります。

③手法の問題

整理整頓をしようと思っても、どこから手をつければいいのかわからないことがあります。また、自分でルールを決めても定着しなかったり、どのようなツールを使えばよいのかわからなかったりすると、意識があっても整理は進みません。

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整理整頓のコツ―書類―

整理整頓がされたオフィスをつくり、維持していくためには、「環境」「意識」「手法」それぞれの課題を減らしてく工夫が必要です。

しかし、意識を変えることは簡単ではありません。そこでまずは、環境を整え、手法を明確にすることから始めましょう。

ここでは、書類整理を進めるための具体的なポイントをご紹介します。

書類整理のルールを決める

書類整理を進めるうえで、最初に行いたいのがルールを決めることです。

①書類の保管スペースを決める

会社として一人当たりの保管スペースを決めて運用します。

部署により保管スペースは検討する必要がありますが、個人ロッカーやデスクの引き出し、収納庫の1段分など基準を明確にし、その範囲内で保管するようにしましょう。

②書類を個人所有と共有所有に分類する

書類を個人で保管するものと、業務を共有する部署や組織で共有するものに分類します。

内容が重複している書類は共有化し、個人で保管する書類の量を減らすことで、整理の負担を軽減できます。

③書庫(倉庫)の書類廃棄

書庫で管理されている書類については、廃棄の期限を設けます。期限を設定することで、定期的に見直し、廃棄を行う習慣が身につきます。

廃棄ルールに対して、「いつか使うかもしれない」と捨てにくさを感じる方もいるかもしれません。

しかし、ナレムコの統計によると、作成・収集した文書のうち、半年経過した書類の利用率は10％、1年経過するとわずか1％だと言われています。

そのため、「1年以内に使用したかどうか」を基準とし、不要な書類は廃棄する意識を持つことが大切です。

書類廃棄のポイント

それでも「書類を捨てるのは難しい」と感じる方へ、廃棄するためのポイントをご紹介します。

まずは、すべての書類を廃棄するという気持ちで書類を振り分けます。

この段階では、廃棄する必要はありません。不要な書類の例としては、参考資料や古いマニュアルがあげられます。

その後、廃棄に振り分けた中から必要な書類を拾います。例えば、法定上、保存期間が定められているものや業務上必ず必要なものなどです。

もう一つの方法として、「迷い箱」を活用するのも有効です。

迷い箱とは、「もしかしたら見るかもしれない」「思い入れがあってすぐに廃棄できない」といった書類を一時的に保管する箱のことです。

迷い箱に入れて一旦書庫へ移動させ、1か月に1回以上確認するようであれば、事務所に戻します。
一方で、半年から1年経っても見返していない書類については、廃棄を検討しましょう。

すぐに廃棄することは誰にとっても難しいものです。時間をかけながらでも、自分なりのルールを決めて、少しずつ廃棄を進めていくことが大切です。

データ化による書類削減

最後のポイントは、データ化による書類削減です。

社外とのやり取りで紙媒体の指定がある場合はやむを得ませんが、社内で使用する書類であれば、データ化を進めやすい環境にあります。

会社の規定や申請用紙はデータベース化し、稟議書やお客様への見積書など、形式に条件がないものについては、システム化を検討することをおすすめします。

紙を減らすことで、保管スペースの削減だけでなく、検索性や共有のしやすさも向上します。

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まとめ

整理整頓が進まない背景には、「環境」「意識」「手法」という3つの課題があります。

これらを一度に改善しようとすると負担が大きくなりますが、まずは環境を整え、手法を明確にすることから始めることで、整理整頓は着実に進んでいきます。

次回のコラムでは整理整頓の実践編として、当社のオフィスで取り組んでいる整理整頓術をご紹介します。

なお、コクヨ北海道販売のオフィスでは、整理整頓の工夫や書類管理の事例をご覧いただけます。

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