前回は、書類・モノの整理が進まない理由と、整理整頓のコツについてご紹介しました。

整理整頓を効果的に進めるためには、ルールを決めて不要なモノを廃棄することが欠かせません。

しかし、モノや書類を増やさず、整理整頓された状態を保つのは意外と難しいものです。

そこで今回は、実践編として、当社のオフィスで取り組んでいる整理整頓術をご紹介します。

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整理整頓術―書類―

まずは、日々の業務で発生する書類の管理についてご紹介します。

実践事例①：デスク周りの書類整理

日々のデスクワークで、「毎日使う書類が多く、山積みになっている」「目的の書類を探すのに時間がかる」といったお悩みはありませんか。

そのような場合には、「KaTaSu(カタス)」の活用がおすすめです。

「KaTaSu(カタス)」とは、見出しを書く(Ka）、書類を立てる（Ta）、書類を捨てる（Su）という3つのアクションで、デスクの上の書類整理をしやすくするツールです。

書類は必ず見出しを書いてファイルに入れ、ファイルボックスなどに立てて収納します。立てることで書類が取り出しやすくなり、探しやすさも向上します。

さらに、書類をしまう際には、「一度使った書類は左側に戻す」といったルールを決めると、使用頻度の高い書類と低い書類が分かるようになり、廃棄の目安にもなります。

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実践事例②：共有書類の管理

社内全体や部署で使用する共有書類は、「書類量が多くて探しにくい」「収納用品が合っていない」「共有書類なのに担当者任せになっている」といった状況ではないでしょうか。

共有書類には、「カラー分類」による収納がおすすめです。

カラー分類とは、書類をいくつかのカテゴリーに分けて、その分類を色で表す方法です。「給与関係は赤」「財務関係は白」といったように色分けをします。

決めた色の収納用品でまとめることで、一目でおおよその位置が分かり、探す時間を大幅に短縮できます。また、元の場所に戻しやすくなるため、作業効率の向上にもつながります。

収納用品には、コクヨのファイルシリーズ「NEOS(ネオス)」を活用すると、統一感が出てすっきりと収納できます。

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整理整頓術―モノ―

書類だけでなく、オフィス内の消耗品や備品の整理整頓も欠かせません。

実践事例①：消耗品の一元管理

消耗品は種類が多く、あちこちに分散してしまいがちです。

そこで、利用頻度の高いものを選び、定番品として絞り込みます。そして保管場所を一か所にまとめると、管理しやすい状態をつくることができます。

さらに、各消耗品にはＱＲコードを付け、その場で読み取ることで、補充申請ができる仕組みを導入しています。これにより、在庫切れの報告や確認の手間を減らすことができます。

消耗品管理の仕組みはこちらのコラムで詳しくご紹介しています。

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実践事例②：文具の共有化

大型文具や使用頻度の低い文具は、個人で所有せず共有化しています。

また、ハサミやカッター、ペンなどの小物類は、文具の形状に合わせて型抜きされたシートで管理し、使った後も自然に元へ戻せる仕組みとしています。

共有文具の仕組みはこちらのコラムで詳しくご紹介しています。

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実践事例③：カタログの共有化

カタログも個人で所有せず、共有備品として管理しています。

ウェブで閲覧できるものは在庫せず、紙で必要なものだけをオフィス全体で在庫しています。

基本は全社で1冊、持ち出しの多いものは2冊程度に収めています。

カテゴリーごとに見出しを付けて整理し、定期的に内容を精査することで、常に最新の状態を保っています。

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まとめ

整理整頓を定着させるには、ルールを決め、仕組みを整えることが大切です。

書類を立てて管理すること、文具やカタログを共有化すること、必要なものだけを残して定期的に見直すこと。こうした工夫を続けることが、オフィスの働きやすさを整える一歩になります。

今回ご紹介した整理整頓術を実際に見てみたい方や、書類整理について具体的に話が聞きたいという方は、コクヨ北海道販売のライブオフィス「EZONE」へお越しください。お客様のオフィスに合わせた書類整理方法をご提案いたします。