「オフィスに関する漠然とした悩みが常にある」「働き方改革として新たな制度や設備を導入したが活用しきれていない」このようなお悩みはありませんか？

ペーパーレス化・書類整理・イスの品質・コロナ禍から増えてきたweb会議等、近年のオフィスには悩みの種が沢山あります。

12回に渡り、お客様のオフィスのお悩みを解決してきた私たちコクヨ北海道販売のライブオフィスをご紹介していきます。皆様のお悩みを解決するヒントがあるかも！？

＊ライブオフィスとは：1969年にコクヨで始めた取り組み。コクヨ社員が実際に働いているオフィスをお客様に見ていただき、運用方法や問題解決の方法をご紹介する場。

 

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第10弾となる今回は、セキュリティ関連のご紹介です。

来客がある度に重要書類をサッと隠していたり、収納庫から書類を出すたびに鍵の開け閉めをしていたり、小さなストレスが溜まっている方はいませんか？

外部の人が出入りできるエリアと、しっかりセキュリティ対策されたエリアを分けることで気持ちよく業務ができ、また安心してお客様を迎えることもできます。

 

▼カードキーによる入室管理

 

コクヨ北海道販売のオフィスでは、カードキーによる入室管理を行っています。

ライブオフィス、展示品のあるショールーム、更衣室、サーバールームには、カードキーが無いと入室できません。

また、カードキー毎に入室できる部屋を管理しているので、男性社員のカードでは女子更衣室には入室できません。

もちろん逆も同じです。また、サーバールームには、管理者しか入室できないようになっています。

 

 

来客時には、お客様にエントランスの内線電話を使って、担当者を呼び出してもらいます。

来客対応エリアはセキュリティ範囲外にあるため、お客様が単独でオフィス内に入ることはありません。

 

 

また、お客様がライブオフィスをご見学される場合は、全社で共有しているカレンダーアプリにスケジュール登録をします。

お客様がみえたら、机上の資料やPC画面に少し配慮をするように、個人が意識できるようにしています。

 

 

 

 

▼マイナンバールームの設置

雇用や契約に関する、総務・経理書類は「マイナンバールーム」という部屋に集約して収納しています。

このマイナンバールームに入室するには、ドアノブについているボタンで暗証番号を入力する必要があります。

 

 

 

●解錠時に近くにいても手元が見えにくく、暗証番号の漏洩を防げる

 

 

 

 

この暗証番号は、総務・経理の4名しか知らない番号の為、その他の社員はこの部屋には入れません。この部屋では重要書類の他に、金券なども管理されています。

中には小さなデスクとイスも用意されているので、重要書類をマイナンバールームの外に持ち出さずに閲覧することができ、書類の紛失や情報漏洩のリスクを最小限にしています。

 

 

このマインバールームは、ライブオフィス内で一番書類の多いところです。そのため、書類の収納方法も工夫をしています。

 

その方法とは、「カラー分類」をすることです。カラー分類とは、書類の種類（分類）毎に割り当てた色の収録用品を使用する収納方法です。

最初に、書類をいくつかの分類に分け、その分類ごとに「給与関係は赤」「財務関係は白」などど色を割り当てます。

後は、決めた色の収録用品を使用して書類をまとめていけば完成です。

 

 

 

 

●マイナンバールームで実践しているカラー分類

 

 

こうすることで、パッと見ただけで目当ての書類の大体の位置が分かるため、書類を探す時間が短縮されます。

このカラー分類を始めるにあたって、書類の種類やボリューム、収納用品の見直しを行わなければいけません。

この作業は、個人ではなくチームで行うことをお勧めします。みんなで書類の保管方法を決め、整理をすることで、収納場所やどんな書類があるかの共有化にも繋がります。

 

 

 

 

 

【書類整理】あなたのオフィス、書類山積みになっていませんか？①～書類整理の必要性

 

【書類整理】あなたのオフィス、書類山積みになっていませんか？②～書類整理の基本「整理整頓」

 

【書類整理】実践！書類の整理術〈解決事例のご紹介〉

 

 

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今回は、オフィスにおけるセキュリティについてのご紹介でした。

 

情報漏洩を防ぐため、またオフィスを快適で安心して業務に臨める場にするために、セキュリティに配慮することはとても大切です。

心配事やお悩みがある場合には、ぜひコクヨ北海道販売へお問い合わせください。

 

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