【オフィス環境を整える】エントランス(受付)
「来訪者を惹きつけるエントランスにしたい」「エントランスを清潔に保ちたい」
といった悩みはありませんか?
今回は”企業ブランドの向上や来訪者とよりよい関係を築く場”
エントランス(受付)をご紹介します。
目次
1.エントランスの重要性
2.エントランスを構築するためのポイント
・エントランスのデザインやカラー
・受付は有人?無人?
・展示によるアピール
・セキュリティの確保
3.エントランスを清潔に保つための工夫
・汚れにくいダストコントロールカーペット
4.まとめ
1.エントランスの重要性
エントランス
オフィスのエントランスは、来訪されるお客様や取引先様との最初の接点になるエリアです。
来訪者に対して訪問内容に応じた案内だけでなく、企業としてのアピールも行う場にもなります。
そのため、エントランスは「企業の第一印象」と言っても過言ではありません。
特に、初めての来訪者は「どのような会社だろうか」と考えながら建物に入ります。そこで、目にしたエントランスが、薄暗かったり、掃除が不十分で汚かったりしたらどうでしょうか。来訪者に不安や不信感を抱かせてしまうかもしれません。エントランスを清潔に保ち、来訪者を迎えるような洗練された空間にすることで、来訪者に安心感や信頼といった印象を与えることができます。
また、来訪者だけでなく、社員にとってもエントランスは重要です。エントランスは、社員が毎日通る場所です。清潔で洗練されたエントランスが目に入ることによって、社員の気持ちやモチベーションも高まります。
2.エントランスを構築するためのポイント
外部からの印象だけでなく、内部からの印象どちらにも影響を与え、企業イメージを左右するのが、
エントランスです。ここからは、エントランスを構築するためのポイントを4つご紹介いたします。
・エントランスのデザインやカラー
エントランスのデザインやカラーは、企業のイメージカラー(コーポレートカラー)に着目すると良いでしょう。明確に決まっていない場合でも、企業のロゴマークに使われている色を基準にすることで、企業ブランドにあったデザインに仕上がります。
イメージカラーやロゴマークが無い場合には、お客様にお伝えしたい企業イメージで選ぶのも効果的です。
色の持つ印象から、「どんな企業と思われたいのか」「エントランスをどのような空間にしたいのか」を演出することができます。
・受付は有人?無人?
コクヨ調べによると企業の71%で来客用受付が設置されています。その内訳は、有人受付が19%、無人受付が81%となっています。受付の無人化が進み、人による印象作りが難しくなってきたのではないでしょうか。
受付に人の配置がある場合は、担当者へ取り次ぎするための電話や来客予定を確認するためのPCを置けるカウンターが必要です。手元が隠れる構造のカウンターは、PC画面や重要書類をお客様から見えないようにするのに適しているでしょう。
受付を無人にする場合は、来訪者への案内表示や、担当者を呼び出すための内線電話や番号表が必要になります。その際、来訪者に必要な案内が伝わるように、シンプルなデザインにすることも必要です。
コクヨ北海道販売では、内線電話で訪問先を呼び出してもらう、無人受付を採用しています。
また、担当者を座って待つことができるような席があると、来訪者へのおもてなしの気持ちが伝わります。
・展示によるアピール
エントランス付近に商品や会社の取り組みを展示するコーナーを設置するのも効果的です。来訪されるお客様に、商品に親しんでいただくことで、企業イメージを伝えることができます。
コクヨ北海道販売では、受付が3階にあるため、階段で上がらなければなりません。そこで、お客様が必ず通る2階踊り場に展示スペースを設けています。また、セミナーや採用活動実施の際には、デジタルサイネージを活用しています。
・セキュリティの確保
会社としての信頼を得るためにも、セキュリティへの配慮も大切です。セキュリティーレベルを設定することにより、「フリーエリア」・「社員のみ」などのラインを設けることで、セキュリティの確保をすることができます。
また、エントランス付近に商談や打ち合わせができる場所を設けることにより、オフィス内の重要なデータが漏れ出るのを防ぎます。取引先にもセキュリティへ配慮していることを伝えることができます。
3.エントランスを清潔に保つための工夫
エントランスは、企業イメージを左右するからこそ、定期的に掃除を行って清潔に保ちたいところです。コクヨ北海道販売では、エントランスを清潔に保つことができるように工夫をしています。
・汚れにくいダストコントロールカーペット
カーペットは、靴底の汚れを効果的にキャッチするため、「ダストコントロールカーペット」を採用しました。一般的なタイルカーペットと比較して、機能を長持ちする高い耐久性があります。また、「ダストポケット」により、タイルカーペットの隙間に土砂やごみが溜まる仕組みになっているため、掃除機で簡単に汚れを取り除くことができます。これにより、メンテナンスに手間がかからないだけでなく、汚れを執務室内に持ち込まないというメリットもあります。
カーペットを変えるといった、ちょっとしたリニューアルをすることで、エントランスを清潔に保つことができます。
4.まとめ
「来訪者を惹きつけるエントランスにしたい」「エントランスを清潔に保ちたい」といった方は、企業ブランドの向上や来訪者とよりよい関係を築くことができるように工夫してみてはいかがでしょうか?
コクヨ北海道販売では、お客様のありたい姿や強みを伺い、企業の良さを表現したエントランスをご提案いたします。
実際に見て、体感したいと感じていただけましたら、コクヨ北海道販売のライブオフィス「EZONE」へお越しください。お問い合わせお待ちしております。
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